“オフィスのプロ”だけが知っている キングジム 人も組織もうまくまわりだす 超整理術213
本書から何を得たいか
以下のヒントを得たいから
会社自席の整理
自宅の書類整理
デジタルの書類整理
整理
基準に基づいて「要るもの」と「要らないもの」に分け、「要らないもの」を捨てること
整頓
ある基準に基づいて「要るもの」を誰もが使いやすいように配置・配列すること
誰でもすぐに取り出せるようにすること
書類の利用頻度は1年で1%に
c.f. ナレムコ「National Record Management Council」の統計
日々作成する書類は、時間とともに利用頻度が落ち、取っておく必要性がなくなっていきます。使う機会が多いのは、できたてのうちだけです。半年もすれば10%、1年経つと1%にまで頻度は下がります。
整理術
必要なものだけを残しておくこと
ファイリング
必要な情報を目的に合わせてうまく活用できる状態にしておくこと
015 工場からオフィスへ広がる「5S」
5S
整理
整頓
清掃
清潔
しつけ
ファイリングにおける5S
整理：必要のないものは捨てる => 書類削減
整頓：「誰でも」「すぐに」取り出せ、元に戻せるようにする => ファイル管理表の作成、ルールつきの見出しを表示
清掃：常に掃除をし、きれいにする => クリアデスク
清潔：整理・整頓・清掃の維持 => ファイルを立てる、見出しを表示・色分け
しつけ：決められたことを正しく守る習慣づけ => 定期的な社内キャンペーン化を行う
016 ファイリングシステムの対象はすべての書類
未完結書類
関係者への回覧がまだ途中の書類、間近に迫った会議の資料など、未完結の書類
完結書類
業務が完了し、すべての書類が出揃ったもの
帳票類
伝票、帳簿、電算出力帳票など
資料等
会議資料、カタログ、図面、情報、広報誌、雑誌・新聞記事など
017 書類の整理は仕事の整理につながる
文書情報（記録）として残さなければ仕事とした結果が残らない
019 趣味は片付けを加速させる
アクティビティマップ
趣味ではいろいろなモノ、情報、ノウハウが蓄積され、愛着があるゆえに無駄にしないように頭が働く
有形、無形のインプットが整理・整頓されてストックされ、アウトプットされた結果、片付けが加速
023 管理下手でも「管理できる量」はある
誰にでも「管理できる量」があり、その範囲内で維持すれば整理上手への道が開ける
整理整頓がどんなに下手であっても、持っている書類やモノの量を減らしていけば、管理できる量に行き着く
「管理できる量」はファイリングのノウハウ習得、新しい技術導入で高めていくことができる
024 面倒くさがりだからこそファイリング
面倒くさがりな自分にはファイリングなんてとてもできない
整理術はものぐさには難しい
周り巡って、面倒な探し物をしないためにも、一手間加えるのがファイリング
ファイリングで楽ができる
028 "持たざる開放感"を実感する
持たなければ管理する必要がない
管理するための手間もおく場所も用具も何も必要ない
030 ファイリングは目的ではなく手段
ファイリングは目的ではなく、手段
ファイリングシステムに沿って業務を行うことで、効率が上がり、ミスが減り、セキュリティ対策になるという手段
031 モノを増やさないために入り口を狭くして抑制する
入り口を狭くするコツ
捨て方がわからないような面倒なものは持たない
内容だけわかればよいなら、写真やスキャンで済ませる
ワークフローや生活スタイルを確立し、本当に使うシーンがあるかを判断する
お土産やギフトは消費して後から残らないものを選ぶ
032 成功のための"7つ習慣"を知っておく
1. 捨てる
2. 立てる
ファイルは立てれば埋もれない
出しやすく、戻しやすく、スペース効率もよい
3. 表示する
一目ですぐにわかるようにファイルにラベルをつける
4. ファイル管理表を作成する
ファイル自体が目の前になくても、情報を一覧できる
どこにあり、どこに戻し、いつステイルのかが誰でもわかる
5. ルールをつくる
6. 道具をうまく使う
7. 意識を持つ
33 誰もが識別でき、使いやすく戻しやすい
34 "捨てる"を見える化する
ファイルにはラベルを付け、それが何なのか誰もが識別できるようにする
配列・配置 ファイルをどこに置いておくか
いずれ捨てるべきものはあらかじめ”見える化”しておく
e.g. 案件終了時、ファイルのラベルに「X年X月X日終了」と書き込んでおけば廃棄時期がわかる
037 ファイリング成功の「三識（意識・知識・組織）」
意識
ファイリングをしよう、やるべきという志
知識
ファイリングを推進するためのノウハウ
組織
強制力
40 ファイリングのルールを決める
ファイリングのルール
どのような書類を、どのような科目に分類して、どのファイルに保管するか
保管した書類を一定期間が過ぎたら廃棄するのか、ほかの場所に移すのか、その期間をどのぐらいに設定するか
041 部署のルールは、メンバーで協議して決める
上から押し付けたルールではなく、メンバーが主体的に協議して決めること
人は納得できないと行動には移さないことがわかっている（行動心理学より）
1. シンプルで実行可能なルールに
複雑すぎて覚えきれないものは実行できない
2. 「忙しい人」を基準にしたルールに
時間に余裕がない人もできるものに
044 遅れが出たときの挽回の仕組みを設ける
緊急事態への対応で手一杯、大きなイベントが重なり、ファイリングが後回しの状況
ファイリングシステムが崩壊に向かう前に、遅れを取り戻す仕組みを設ける
045 ファイル管理表を作成する
ファイリングを見直す際、オフィス内にある文書すべてをリスト化しておく
すべてのファイルについて管理表をつくることは基本中の基本
どの文書がどのように分類されているかどのファイルに格納され、さらにそのファイルがどこにあるのかを明記すること
リスト化されていると現物と突き合わせて抜けや漏れ、重複がないかをスムーズにチェックできる
どのような分類を定め、どこにどんな情報を保存したか、頭の中ですべてを記憶し、把握しておくのは不可能
だからファイル管理表をつくり、明記しておく
046 ファイル管理表は新しいものから取り掛かる
まずは「ファイル名基準法」から優先
古い書類から始めるのではなく、利用頻度が高い書類から登録していく
047 ファイリング推進委員会を設置する
103 分類が細かすぎるとかえって混乱する
頭に刻み込んでおきたいのが「分類は変化し続ける」
永続的に固定はできない
分類にこだわりすぎると、迷宮をさまよい続け、脱出できない
分類にこだわりすぎ、細かく分類し続けていくと迷宮の規模は広がるばかり
安定性の低い分類は変化すると割り切り、迷宮を小さくした方が使いやすいシステムとなる